Knipsy traite des pièces comptables : nous les protégeons comme telles. Cette politique s’applique au site knipsy.lu, à l’espace client et à l’application Knipsy pour iPhone et iPad. Elle explique quelles données sont collectées, comment et pourquoi, sur quelle base légale, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits au titre du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Qui est responsable

Pour votre compte Knipsy, la vérification d’identité, la sécurité et les messages envoyés à l’équipe : Thiry Adrien — Prosite Creation, éditeur de Knipsy, est responsable du traitement. Contact : contact@prositecreation.org.
Pour le contenu de votre comptabilité (pièces, montants, relevés bancaires, clients, fournisseurs) : votre entreprise reste responsable du traitement. Knipsy agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions, dans les conditions de l’annexe « Traitement des données personnelles » du contrat de partenariat (article 28 du RGPD).

Les données collectées, pourquoi et sur quelle base

Compte et société

Données : raison sociale, matricule, numéro de TVA et RCS s’ils existent, adresse du siège, IBAN, adresse e-mail et mot de passe (conservé uniquement sous forme chiffrée), téléphone et e-mail de contact facultatifs, nom et e-mail du comptable si vous les indiquez.
Pourquoi : créer et sécuriser votre accès, établir vos factures et votre déclaration de TVA, vous envoyer les messages liés au service.
Base légale : exécution du contrat.

Carte d’identité du gérant

Données : photo ou PDF du recto et du verso de la carte d’identité de la personne qui ouvre le compte, demandés à l’inscription.
Pourquoi : vérifier, avant l’activation manuelle du compte par l’équipe Knipsy, que celui-ci est ouvert par une personne habilitée à représenter l’entreprise, et prévenir l’usurpation d’identité ainsi que la fraude à la facturation ou à la TVA. Un compte Knipsy contient les pièces comptables d’une entreprise et permet d’émettre ses factures : il ne peut pas être ouvert au nom d’une société par n’importe qui.
Base légale : exécution du contrat (article 2 du contrat de partenariat) et intérêt légitime de Knipsy et de ses clients à prévenir la fraude.
Accès : les fichiers sont stockés hors de la partie publique du serveur et ne sont consultables que par l’administrateur de Knipsy. Ils ne sont jamais transmis à un service de lecture automatique.

Pièces comptables

Données : photos et PDF des tickets, factures et justificatifs que vous scannez ou importez, texte lu sur ces pièces (commerçant, date, lignes, montants, TVA), écritures comptables, paiements, documents rangés dans le classeur.
Pourquoi : lire, contrôler, classer, conserver et exporter votre comptabilité.
Base légale : exécution du contrat. Knipsy agit ici comme sous-traitant de votre entreprise, tenue par le Code de commerce de tenir et de conserver sa comptabilité.

Données bancaires importées

Données : relevés bancaires que vous importez (PDF, CSV, CAMT.053 ou CODA), avec pour chaque mouvement la date, le libellé, le montant, la référence et, le cas échéant, le nom et l’IBAN de la contrepartie.
Pourquoi : rapprocher les mouvements de vos pièces et de vos factures.
Base légale : exécution du contrat, en sous-traitance pour votre entreprise. Knipsy ne se connecte pas à votre banque et n’effectue aucun paiement.

Salaires et notes de frais

Données : fiches de paie que vous importez et données des salariés qu’elles contiennent (nom, numéro de salarié interne s’il est imprimé, période, salaire brut, cotisations, retenues et net payé) ; notes de frais, justificatifs et trajets déclarés pour les frais kilométriques (date, lieux de départ et d’arrivée, distance).
Pourquoi : comptabiliser les salaires et les rapprocher des virements, rembourser et comptabiliser les frais.
Base légale : exécution du contrat, en sous-traitance pour votre entreprise, employeur de ces salariés.

Ventes, clients et fournisseurs

Données : factures de vente, avoirs et relances, carnet d’adresses de vos clients et fournisseurs (nom, adresse, numéro de TVA, e-mail), notes de l’agenda.
Pourquoi : facturer, relancer, tenir l’agenda des échéances.
Base légale : exécution du contrat, en sous-traitance pour votre entreprise.

Signature du contrat

Données : image de la signature, date, heure, adresse IP et identifiant du compte, exemplaire PDF signé.
Pourquoi : prouver la conclusion du contrat de partenariat.
Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime à conserver la preuve.

Sécurité et diagnostic

Données : journal des actions sensibles (connexion, validation, export, suppression) avec la date, l’adresse IP et le compte concerné ; tentatives de connexion ; journal de diagnostic de l’application (ouverture du scanner, état de l’appareil photo, erreurs techniques, système et version de l’appareil), sans image ni donnée saisie.
Pourquoi : protéger les comptes, prévenir la fraude, tracer les actions sensibles, comprendre et corriger un problème technique.
Base légale : intérêt légitime.

Famille : portefeuilles, planning et position des enfants

Données : dans l’espace d’un particulier, le prénom et l’année de naissance de chaque enfant, son argent de poche, ses dépenses et les photos de ses tickets, les rendez-vous du planning et ses réponses ; si ses parents l’activent, la position de son téléphone (latitude, longitude, précision, niveau de batterie, heure).
Pourquoi : permettre aux parents de suivre l’argent donné à leurs enfants, d’organiser la semaine de la famille et de savoir où se trouvent leurs enfants.
Base légale : exécution du contrat, à la demande et sous la responsabilité des parents, titulaires de l’autorité parentale. Le compte d’un enfant n’est ouvert qu’avec l’accord de ses parents.
Position des enfants : désactivée par défaut, activée par un parent, enfant par enfant, et coupée à tout moment. Elle n’est jamais cachée : l’enfant en est prévenu et son espace l’indique en permanence ; sur son téléphone, il autorise lui-même la localisation (pendant l’utilisation de l’app, ou aussi app fermée). Seuls les parents du foyer la voient, jamais le cabinet comptable. Chaque position est chiffrée sur nos serveurs (AES-256) et effacée au bout de 24 heures, ou dès que la localisation est coupée.

Messages envoyés à l’équipe

Données : nom, e-mail, société et téléphone facultatifs, sujet et message envoyés depuis le site ou l’application (formulaires de contact et de soutien au projet).
Pourquoi : vous répondre.
Base légale : consentement, donné en cochant la case du formulaire.

Knipsy ne fait ni publicité, ni suivi publicitaire, ni revente de données, ni profilage commercial : aucune donnée n’est utilisée pour suivre votre activité dans d’autres apps ou sur d’autres sites. Knipsy peut établir des statistiques techniques anonymes et agrégées (taux de lecture, délais de traitement) pour améliorer le service, sans possibilité d’identifier une entreprise ou une personne.

Lecture automatique par intelligence artificielle (Google et Mistral AI)

Pour lire vos pièces, Knipsy transmet les photos et les PDF de vos tickets, factures et justificatifs, ainsi que les relevés bancaires importés en PDF et les fiches de paie importées (PDF ou photo), à deux services d’intelligence artificielle de Google : Google Cloud Vision, qui reconnaît le texte, et Gemini, qui en comprend la structure (commerçant, date, lignes, montants, TVA) ; en parallèle, Mistral AI (société française) fait une seconde lecture indépendante, qui contrôle la première et prend le relais quand le service de Google est saturé. Ces documents peuvent contenir des données personnelles, par exemple le nom d’un fournisseur, d’un client ou d’un salarié, et, sur une fiche de paie, son salaire. Knipsy y joint seulement le nom et le numéro de TVA de votre société, pour distinguer l’acheteur du vendeur ; votre carte d’identité et votre mot de passe ne sont jamais transmis.

Knipsy fait appel à Google et à Mistral AI comme sous-traitants, dans le seul but de lire ces documents ; Knipsy a demandé que ces documents ne servent pas à entraîner leurs modèles. Ce partage est prévu par le contrat de partenariat (article 5 et annexe), que vous acceptez avant d’utiliser le service, et décrit dans la présente politique. Chaque lecture vous est présentée pour vérification : aucune écriture n’est enregistrée sans votre validation.

Destinataires et sous-traitants

Vos données sont cloisonnées par société : seuls les utilisateurs de votre entreprise y ont accès, ainsi que l’équipe Knipsy pour l’activation et le support. Knipsy fait appel aux services suivants :

Hostinger : hébergement du site, de l’application, de la base de données et des fichiers, envoi des e-mails, dans l’Union européenne.
Google (Cloud Vision et Gemini) : lecture automatique des pièces, décrite ci-dessus.
Mistral AI : seconde lecture automatique des pièces, décrite ci-dessus.
Commission européenne (VIES) : vérification publique de la validité des numéros de TVA de vos clients et de vos fournisseurs.
Administration française (Recherche d’entreprises, BODACC) : registres publics interrogés avec le seul numéro SIREN d’un client ou d’un fournisseur français, pour savoir si la société est active, cessée ou en procédure collective.
Apple (service de notifications push) : envoi des notifications sur iPhone et iPad (un titre et un court message, jamais vos pièces).
Storecove, si vous activez la facture électronique Peppol : acheminement de vos factures électroniques vers vos clients.

Ces prestataires sont tenus, par contrat, d’assurer à vos données une protection au moins équivalente à celle décrite dans cette politique et exigée par le RGPD. Les autres destinataires ne reçoivent vos données que si vous le décidez : votre comptable (exports), vos clients (factures et relances) et les logiciels que vous reliez vous-même (Odoo, Horus), qui reçoivent vos pièces et vos factures sur votre instruction et ne sont pas des sous-traitants de Knipsy. Knipsy ne vend, ne loue et ne cède aucune donnée.

L’annuaire partagé des commerçants ne contient que l’identité publique des vendeurs (nom, numéro de TVA, adresse du siège), jamais vos montants, vos pièces ni votre identité.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne. Les services de Google et d’Apple peuvent traiter certaines données hors de l’Espace économique européen ; ce transfert est alors encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne ou par ses clauses contractuelles types (articles 45 et 46 du RGPD), comme le prévoit le contrat de partenariat.

Combien de temps

Pièces comptables, écritures, factures et relevés : dix ans à compter de la clôture de l’exercice, comme l’exige l’article 16 du Code de commerce, y compris après la fermeture du compte, puis destruction.
Contrat signé et preuves de signature : pendant toute la durée du contrat, puis dix ans, délai de prescription des obligations commerciales.
Carte d’identité du gérant : tant que le compte existe, puis effacement au plus tard un mois après la fermeture du compte ou le refus de l’inscription.
Données de connexion et préférences du compte : pendant le contrat, puis effacement au plus tard un mois après la fermeture du compte.
Position des enfants : 24 heures, puis effacement automatique ; effacement immédiat quand un parent coupe la localisation.
Journaux de sécurité et de diagnostic : 12 mois.
Messages envoyés à l’équipe : 3 ans après le dernier échange.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés (Argon2id), code à six chiffres pour les comptes du cabinet comptable, positions des enfants et jetons des logiciels comptables chiffrés en base (AES-256-GCM), documents du coffre scellés par empreinte SHA-256, jetons de l’application gardés dans le trousseau du téléphone, cloisonnement par société, fichiers stockés hors de la partie publique du serveur, journal des actions sensibles, sauvegardes régulières. En cas de violation de données, Knipsy prévient les entreprises concernées au plus tard quarante-huit heures après en avoir eu connaissance, et la CNPD lorsque la loi l’exige.

Sur votre téléphone

Appareil photo : uniquement pour scanner une pièce ou votre carte d’identité, à votre demande. Le micro n’est jamais utilisé.
Photos et fichiers : Knipsy n’accède qu’aux images et aux PDF que vous choisissez d’importer, et n’enregistre une image dans vos photos que si vous le demandez depuis le bouton de partage.
Localisation : uniquement sur le téléphone d’un enfant dont les parents ont activé la localisation, après son autorisation. Il peut la retirer dans les réglages du téléphone ; ses parents voient alors que la localisation est coupée. La localisation n’est jamais demandée aux adultes ni utilisée à d’autres fins.
Face ID ou Touch ID : la vérification est réalisée par le téléphone ; Knipsy ne reçoit jamais de donnée biométrique.
Notifications : les rappels d’échéances sont programmés sur le téléphone à partir de votre agenda, sans serveur de notification ; vous pouvez les couper dans Profil.
Stockage local : la session de connexion, gardée dans le trousseau, et vos préférences, comme les sons, restent sur l’appareil.
Aucun traceur publicitaire, aucun outil de mesure d’audience, aucun identifiant publicitaire.

Fermer votre compte

Dans l’application : Profil → Supprimer mon compte, puis confirmation par votre mot de passe. Sur le site : Profil, « Supprimer mon compte ». Vous pouvez aussi en faire la demande à contact@prositecreation.org.

Immédiatement : tous les accès de votre société sont coupés, sur tous les appareils, et une confirmation vous est envoyée par e-mail.
Dans le mois qui suit : les données qui ne sont soumises à aucune obligation de conservation sont effacées, notamment la copie de la carte d’identité, les données de connexion et les préférences.
Conservé : les pièces comptables, écritures et factures restent archivées pour votre entreprise pendant le délai légal de dix ans, puis sont détruites ; le contrat signé est conservé comme preuve pendant la même durée.

Avant de fermer votre compte, téléchargez l’export complet de vos données ; après la fermeture, il vous est envoyé sur simple demande.

Exporter vos données

À tout moment, dans l’application : Profil → Mes données → Exporter (zip) ; sur le site : Profil, « Exporter mes données ». Le fichier zip contient vos données (JSON et CSV), vos pièces d’origine et votre contrat signé. Les exports destinés au comptable (FAIA, IGE-Compta, Excel, PDF) restent disponibles à tout moment.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Lorsque le traitement repose sur votre consentement (messages envoyés à l’équipe), vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait auparavant. Écrivez à contact@prositecreation.org : nous répondons dans un délai d’un mois. Pour les données de votre comptabilité, dont votre entreprise est responsable, Knipsy vous aide à répondre aux demandes des personnes concernées.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux — cnpd.public.lu, ou auprès de l’autorité de protection des données de votre pays de résidence (en Belgique, l’Autorité de protection des données ; en France, la CNIL).

Mineurs

Les comptes des entreprises et des particuliers sont réservés aux adultes. Un enfant n’a de compte Knipsy que dans l’espace de sa famille, ouvert par ses parents avec leur accord : il y voit son portefeuille, ses tickets et son planning, jamais les papiers, les impôts ni les comptes du foyer. Ses données (portefeuille, planning, position si ses parents l’activent) ne servent qu’à sa famille, ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires et sont effacées avec son compte.

Cookies

Le site n’utilise qu’un cookie strictement nécessaire : la session de connexion, knips_session. Aucun cookie de mesure d’audience ou de publicité : aucun consentement n’est donc demandé.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service ou la loi. La date de mise à jour figure en haut de la page ; tout changement important vous est signalé par e-mail.

Une question sur vos données ? Contactez-nous.